Khasanah Kearsipan

Fungsi Arsip

1. Tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan.
2. Bukti akuntabilitas kinerja organisasi dan aparatur.
3. Bukti sah di pengadilan.
4. Mendukung proses pengambilan keputusan.
5. Menunjang proses perencanaan.
6. Mendukung pengawasan.
7. Sebagai alat pembuktian.
8. Memori perusahaan.
9. Arsip untuk kepentingan politik dan ekonomi.
10. Memori kolektif bangsa.

JENIS ARSIP

1. Arsip tekstual/arsip kertas/arsip konvensional
2. Arsip audio visual
3. Arsip gambar
4. Arsip citra bergerak
5. Arsip rekaman suara
6. Arsip Komputer/arsip elektronik
7. Arsip Kartografik dan kearsitekturan

PERBEDAAN ARSIP DENGAN SUMBER INFORMASI LAINNYA

Arsip

1. Memelihara akumulasi arsip dinamis
2. Khasanah arsip unik
3. Arsip tercipta sebagai akibat aktivitas fungsional dari suatu organisasi. (adanya keterkaitan informasi dengan arsip lainnya sebagai satu kesatuan unit informasi atau kelompok berkas)
4. Arsip yang rusak dan hilang tidak dapat digantikan
5. Pengguna arsip dinamis terbatas pada lembaga pencipta arsip

Perpustakaan

1. Menyimpan dan menyediakan koleksi buku dan bahan tercetak
2. Bahan pustaka merupakan materi diskrip (berbentuk penuh) seperti buku
3. Apabila hilang, bahan pustaka dapat diganti dengan bahan pustaka lain atau dapat dicari di perpustakaan lain.
4. Perpustakaan ditujukan untuk kepentingan pengguna yang lebih luas.

Dokumentasi

1. Dokumentasi merupakan kebijakan penyusunan, penyimpanan, temu balik, penyebaran dan evaluasi.
2. Dokumentasi lebih luas daripada arsip, karena dalam dokumentasi termasuk di dalamnya materi yang tercakup di dalam perpustakaan, seperti buku dan majalah.
3. Dokumentasi bertugas membuka dokumen baru (sesuatu yang tidak dilakukan dalam bidang kerasipan)

MANAJEMEN ARSIP DINAMIS

1. Perancangan
2. Penciptaan arsip
3. Prinsip penciptaan arsip
4. Tata naskah dinas
5. Pengurusan naskah dinas
6. Penggunaan dan pemeliharaan arsip
7. Penyusutan arsip

MANAJEMEN ARSIP STATIS

1. Akuisisi arsip
2. Preservasi arsip
3. Pengaturan dan deskripsi arsip
4. Pemanfaatan dan pendayagunaan arsip

PERSAMAAN ARSIP, PERPUSTAKAAN DAN DOKUMEN

1. Sebagai sumber informasi
2. Sebagai bahan perencanaan, pengawasan dan pengendalian
3. Sebagai bukti kegiatan atau penemuan