Fungsi Arsip
- Tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan.
- Bukti akuntabilitas kinerja organisasi dan aparatur.
- Bukti sah di pengadilan.
- Mendukung proses pengambilan keputusan.
- Menunjang proses perencanaan.
- Mendukung pengawasan.
- Sebagai alat pembuktian.
- Memori perusahaan.
- Arsip untuk kepentingan politik dan ekonomi.
- Memori kolektif bangsa.
JENIS ARSIP
- Arsip tekstual/arsip kertas/arsip konvensional
- Arsip audio visual
- Arsip gambar
- Arsip citra bergerak
- Arsip rekaman suara
- Arsip Komputer/arsip elektronik
- Arsip Kartografik dan kearsitekturan
PERBEDAAN ARSIP DENGAN SUMBER INFORMASI LAINNYA
Arsip
- Memelihara akumulasi arsip dinamis
- Khasanah arsip unik
- Arsip tercipta sebagai akibat aktivitas fungsional dari suatu organisasi. (adanya keterkaitan informasi dengan arsip lainnya sebagai satu kesatuan unit informasi atau kelompok berkas)
- Arsip yang rusak dan hilang tidak dapat digantikan
- Pengguna arsip dinamis terbatas pada lembaga pencipta arsip
Perpustakaan
- Menyimpan dan menyediakan koleksi buku dan bahan tercetak
- Bahan pustaka merupakan materi diskrip (berbentuk penuh) seperti buku
- Apabila hilang, bahan pustaka dapat diganti dengan bahan pustaka lain atau dapat dicari di perpustakaan lain.
- Perpustakaan ditujukan untuk kepentingan pengguna yang lebih luas.
Dokumentasi
- Dokumentasi merupakan kebijakan penyusunan, penyimpanan, temu balik, penyebaran dan evaluasi.
- Dokumentasi lebih luas daripada arsip, karena dalam dokumentasi termasuk di dalamnya materi yang tercakup di dalam perpustakaan, seperti buku dan majalah.
- Dokumentasi bertugas membuka dokumen baru (sesuatu yang tidak dilakukan dalam bidang kerasipan)
MANAJEMEN ARSIP DINAMIS
- Perancangan
- Penciptaan arsip
- Prinsip penciptaan arsip
- Tata naskah dinas
- Pengurusan naskah dinas
- Penggunaan dan pemeliharaan arsip
- Penyusutan arsip
MANAJEMEN ARSIP STATIS
- Akuisisi arsip
- Preservasi arsip
- Pengaturan dan deskripsi arsip
- Pemanfaatan dan pendayagunaan arsip
PERSAMAAN ARSIP, PERPUSTAKAAN DAN DOKUMEN
- Sebagai sumber informasi
- Sebagai bahan perencanaan, pengawasan dan pengendalian
- Sebagai bukti kegiatan atau penemuan
Be the first to comment